De juiste financial op de juiste plek voor meer grip en productiviteit

De uitdaging

Binnen onze organisatie merkten we dat de financiële afdeling steeds meer werk kreeg, terwijl het moeilijk was om de juiste mensen te vinden. Taken bleven liggen, rapportages kostten te veel tijd en het management kreeg niet altijd de informatie die nodig was om goed te kunnen sturen.

We hadden eerder geprobeerd om vacatures zelf in te vullen, maar kandidaten sloten niet altijd goed aan bij de organisatie. In de praktijk bleek dat het niet alleen ging om kennis van finance, maar vooral om de juiste combinatie van ervaring, persoonlijkheid en manier van werken.

Daardoor bleef de druk op het team hoog en bleef de kwaliteit van de stuurinformatie achter bij wat we nodig hadden.

De vraag

We wilden niet alleen iemand aannemen, maar iemand die echt past bij de fase van de organisatie en die kon bijdragen aan betere structuur, meer inzicht en hogere productiviteit.

Daarbij zochten we een partij die niet alleen naar een functieprofiel keek, maar die ook begreep hoe onze organisatie werkt, waar de knelpunten zitten en welk type financial daar het beste bij past.

De aanpak

Samen met Stars of Finance is eerst gekeken naar de inrichting van de financiële organisatie.
Niet alleen naar de vacature, maar naar de rol van finance binnen het bedrijf, de verwachtingen vanuit management en de manier waarop rapportages en processen waren ingericht.

Op basis daarvan is het profiel aangescherpt en is gericht gezocht naar kandidaten die niet alleen inhoudelijk sterk zijn, maar ook passen bij de cultuur en de fase van de organisatie.

Tijdens het proces werd continu afgestemd op de praktijk, waardoor snel duidelijk werd welke kandidaat daadwerkelijk waarde kon toevoegen.

Het resultaat

Na invulling van de functie ontstond meer rust binnen het team en kwam er meer structuur in de werkzaamheden. Rapportages werden consistenter, vragen vanuit management konden sneller worden beantwoord en de afdeling kreeg meer ruimte om vooruit te kijken in plaats van alleen achteraf te rapporteren.

De nieuwe medewerker bleek niet alleen een aanvulling in capaciteit, maar vooral in kwaliteit en manier van werken.

De impact

Door de juiste persoon op de juiste plek te krijgen, is de productiviteit van de financiële afdeling toegenomen en is de kwaliteit van de stuurinformatie verbeterd.

Beslissingen kunnen sneller worden genomen, het management heeft meer vertrouwen in de cijfers en de organisatie heeft een betere basis om verder te groeien.

Sneller rapporteren en betere stuurinformatie door structuur in processen
De uitdaging

Binnen onze organisatie werd veel tijd besteed aan het verzamelen en controleren van cijfers. Informatie kwam uit verschillende systemen en rapportages werden grotendeels handmatig samengesteld.

Daardoor duurde het lang voordat resultaten beschikbaar waren en ontstond regelmatig discussie over cijfers en aannames. Management had behoefte aan sneller inzicht, maar de financiële afdeling was vooral bezig met het verwerken van data in plaats van met analyse.

We merkten dat de manier van werken niet meer aansloot bij de groei van de organisatie.

De vraag

We wilden sneller kunnen rapporteren, minder afhankelijk zijn van handmatig werk en meer vertrouwen hebben in de cijfers. Daarbij was het belangrijk dat processen duidelijker werden ingericht en dat rapportages beter aansloten op waar het management daadwerkelijk op wil sturen.

We zochten ondersteuning van een partij die niet alleen naar systemen kijkt, maar ook begrijpt hoe finance, operations en managementinformatie samenhangen.

De aanpak

Samen met Stars of Finance is eerst gekeken naar de huidige rapportage- en werkprocessen.
Daarbij is in kaart gebracht waar informatie vandaan komt, waar handmatige stappen zitten en waar verschillen in definities ontstaan.

Vervolgens zijn processen opnieuw ingericht, rapportages gestandaardiseerd en is bepaald welke KPI’s leidend zijn voor de organisatie. Door deze structuur werd duidelijk welke informatie nodig is en hoe deze automatisch kan worden opgebouwd.

Pas daarna is gekeken hoe systemen en tools beter gebruikt konden worden om rapportages sneller en betrouwbaarder te maken.

Het resultaat

Door de nieuwe werkwijze zijn rapportages eerder beschikbaar en kost het minder tijd om cijfers samen te stellen. Discussies over verschillen zijn sterk afgenomen, omdat definities en processen duidelijk zijn vastgelegd.

De financiële afdeling heeft meer tijd voor analyse en kan management beter ondersteunen bij het nemen van beslissingen.

De impact

De organisatie heeft nu sneller inzicht in resultaten, meer vertrouwen in de cijfers en meer ruimte om vooruit te sturen in plaats van alleen achteraf te rapporteren.

Door minder handmatig werk en minder aannames is de kwaliteit van de stuurinformatie toegenomen en kan de organisatie beter inspelen op veranderingen.

Dit heeft geleid tot meer grip, hogere efficiency en een betere basis voor verdere groei.

Van data naar besluitvorming met AI

De uitdaging

Binnen onze organisatie was de afgelopen jaren steeds meer data beschikbaar gekomen. We beschikten over dashboards, rapportages en verschillende systemen waarin veel informatie zat opgeslagen. Tegelijkertijd merkten we dat het steeds lastiger werd om op basis van die informatie snel tot de juiste beslissingen te komen.

Analyses kostten veel tijd, cijfers kwamen niet altijd overeen en verschillende afdelingen werkten met hun eigen definities en rapportages. Hoewel we experimenteerden met AI en data-analyse, leverde dit in de praktijk nog niet het inzicht op dat nodig was om beter te kunnen sturen.

De conclusie was dat het probleem niet lag in het ontbreken van data, maar in de manier waarop de organisatie was ingericht om met die data te werken.

De vraag

We wilden een volgende stap zetten in het gebruik van data en AI, maar zonder opnieuw te starten met alleen een technisch traject. De behoefte lag bij meer structuur in sturing, duidelijkheid over KPI’s en betere interpretatie van informatie.

Daarbij zochten we een partij die niet alleen naar systemen keek, maar ook naar de manier waarop de organisatie beslissingen neemt en processen zijn ingericht.

De aanpak

Samen met Stars of Finance is eerst gekeken naar waar binnen de organisatie echt op gestuurd moet worden. Vanuit finance, operations en management is bepaald welke KPI’s leidend zijn, waar de belangrijkste risico’s zitten en welke informatie nodig is om beter te kunnen beslissen.

Vervolgens is structuur aangebracht in rapportages, datadefinities en processen. Hierdoor ontstond één eenduidig beeld van de cijfers en werd duidelijk welke informatie betrouwbaar was en welke niet.

Pas daarna is gekeken hoe data-analyse en AI ingezet konden worden om afwijkingen sneller te signaleren, trends te herkennen en scenario’s door te rekenen.

Het resultaat

Door deze aanpak werd AI geen los experiment, maar onderdeel van de manier waarop de organisatie wordt aangestuurd.
Rapportages kosten minder tijd, discussies over cijfers zijn afgenomen en management kan sneller beslissingen nemen op basis van dezelfde informatie.

Daarnaast is het mogelijk geworden om vooruit te kijken in plaats van alleen terug te rapporteren, waardoor beter gestuurd kan worden op resultaat, capaciteit en risico.

De impact

De grootste verandering zat niet in de technologie, maar in de manier van werken.
Data, processen en besluitvorming zijn beter op elkaar aangesloten, waardoor nieuwe toepassingen zoals AI, forecasting en scenario-analyse daadwerkelijk waarde toevoegen.

Voor de organisatie betekende dit meer grip, meer voorspelbaarheid en een betere basis om verder te groeien.