Start hier

Deze kennisbank neemt je stap voor stap mee: van Copilot 365 goed opzetten, naar werken in elke Microsoft-app, naar het bouwen van agents in Copilot Studio en Power Automate, tot het echt automatiseren van finance-processen.

Copilot 365 opzetten

Voordat iemand een prompt typt, moet de basis kloppen: de juiste licenties, beveiliging en data. Dit deel is voor de beheerder (vaak samen met IT), maar de CFO moet de stappen kennen om de businesscase te bewaken.

Wat is Copilot 365 precies

Microsoft 365 Copilot is een AI-assistent die in je werk-apps zit (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams). Hij gebruikt zowel het web als jouw bedrijfsdata via Microsoft Graph, maar uitsluitend data waar de gebruiker zelf toegang toe heeft.

Stap voor stap: de beheerder zet het op

1. Controleer de vereisten. Zorg dat gebruikers een geschikt Microsoft 365-abonnement hebben en dat de apps up-to-date zijn (juiste update-kanaal). Microsoft biedt hiervoor een readiness/optimization assessment.
2. Open het admin center. Ga naar admin.microsoft.com en open de Microsoft 365 Copilot setup guide. Die loodst je door de stappen.
3. Zet de databasis op orde. Vóór je licenties uitdeelt: controleer SharePoint-permissies en beperk oversharing (zie Governance). Dit bepaalt direct de kwaliteit en veiligheid.
4. Wijs licenties toe. In het admin center ken je de Copilot-licentie toe aan individuele gebruikers of een groep (bijv. de groep "Finance"). Ga naar Facturering › Licenties of gebruik de setup guide.
5. Gebruikers krijgen een welkomstmail. Bij toewijzing stuurt Microsoft automatisch een welkomstmail die Copilot en de functies aankondigt.
6. Stel beleid en feedback in. Optioneel: organisatieberichten, feedback en eventueel Purview voor data-labeling (zie Governance).

Copilot optimaal laten werken

De setup is de helft. De andere helft is hoe je Copilot aanstuurt. Twee dingen maken het verschil tussen rommelige en bruikbare output: een goede promptstructuur en vaste instructies.

De promptstructuur: Goal · Context · Source · Expectations

Microsoft vat een goede prompt samen in vier delen. Alleen het doel is verplicht; de rest scherpt het antwoord aan.

Vaste instructies: de brug van losse chats naar herhaalbaar

Leg één keer een rol, redeneerwijze en outputstructuur vast. Dan bouwt elke prompt daarop voort en is de output elke keer consistent. Plak dit blok bovenaan een chat, of leg het vast als agent (zie Copilot Studio).

Je bent een senior finance-medewerker en kritische sparringpartner.

HOE JE REDENEERT
- Focus op drivers, trends, afwijkingen en impact op marge en cashflow.
- Benoem je aannames expliciet. Reken niet door op data die je niet hebt.

REGELS (niet onderhandelbaar)
- Verzin nooit cijfers, bronnen of feiten. Zeg wat zeker is en wat niet.
- Liever gedeeltelijk en correct dan volledig en speculatief.
- Je adviseert en analyseert. Je boekt, betaalt of verstuurt nooit zelfstandig.

OUTPUTSTRUCTUUR (vast)
1. Context  2. Analyse (drivers, oorzaken, impact)
3. Financiele implicaties  4. Advies  5. Risico's en wat ik niet kan verifieren

STIJL
Zakelijk, direct en kritisch. Geen jargon, geen em dash, geen overdreven complimenten.

Copilot in Outlook

De snelste dagelijkse winst voor administratie: mailthreads samenvatten, concepten opstellen en toon checken.

Wat je hier kunt doen

Thread samenvattenMail opstellen (Draft)Coachingtips op toonPutten uit andere mails

Stap voor stap: een thread samenvatten

1. Open de e-mailthread die je wilt samenvatten in Outlook.
2. Klik bovenaan het bericht op Samenvatten (Summary by Copilot).
3. Copilot toont de kernpunten met klikbare verwijzingen naar de plek in de thread.
4. Stel een vervolgvraag in het Copilot-paneel, bijvoorbeeld "Is er een betaalafspraak gemaakt?".

Stap voor stap: een mail opstellen

1. Maak een Nieuw bericht of open een antwoord.
2. Kies Concept maken met Copilot (het Copilot-pictogram in de berichttekst).
3. Typ je prompt (doel + toon). Copilot schrijft een concept.
4. Gebruik Behouden, Opnieuw genereren of pas de prompt aan. Lees altijd na voor verzending.

Stel een aanmaningsmail op voor klant [naam] over factuur [nummer], bedrag
[bedrag], [aantal] dagen over de vervaldatum.
Toon: [vriendelijk eerste herinnering / zakelijk tweede / formeel laatste].
Kort, noem factuurnummer, bedrag en vervaldatum, sluit af met een concreet
verzoek en betaaltermijn. Nederlands.

Copilot in Teams

Meetings en chats bijhouden zonder zelf te notuleren. Ideaal voor de maand- en forecastoverleggen.

Wat je hier kunt doen

Meeting samenvattenActiepunten + eigenarenVragen over het gesprekChat tot 30 dagen terug

Stap voor stap: een meeting napluizen

1. Tijdens de meeting: klik op Meer › Transcriptie starten (of Opnemen).
2. Na de meeting: open de meeting in je agenda of chat en ga naar het tabblad Recap.
3. Open het Copilot-paneel en klik View prompts voor kant-en-klare vragen, of typ je eigen vraag.
4. Kies bijvoorbeeld List action items, Recap the meeting of "Welke aannames zijn genoemd voor de forecast?".

Geef de actiepunten uit deze meeting met per punt de eigenaar en de deadline.
Daarna: welke openstaande vragen zijn er nog over de afsluiting van deze maand?

Copilot in Excel

Voor finance vaak de belangrijkste. Copilot in Excel werkt op tabellen en bereiken: analyseren, formules, draaitabellen en afwijkingen.

Wat je hier kunt doen

Data analyserenFormules voorstellenDraaitabellen & grafiekenAfwijkingen / outliers

Stap voor stap: een analyse draaien

1. Zet je data in een tabel (kolomkoppen op rij 1, geen lege rijen).
2. Klik op het tabblad Start op de knop Copilot (rechts in het lint). Het paneel opent rechts.
3. Selecteer de tabel of het bereik waar je over wilt rapporteren.
4. Beschrijf je doel in het paneel. Copilot stelt formules, draaitabellen, grafieken of inzichten voor.
5. Klik Invoegen / Toevoegen om een voorstel over te nemen, of vraag om aanpassing.

Voer een maandelijkse afwijkingsanalyse uit op de geselecteerde tabel.
Kolommen: Jaar, Maand, Klant, Module, Omzet/ARR, Kosten, Marge, Budget,
Forecast, Vorig jaar.
Vergelijk: Actual vs Budget, Actual vs vorige maand, Actual vs vorig jaar.

Lever exact deze secties:
1. Datakwaliteitscheck (ontbrekende waarden, outliers)
2. Top 10 grootste positieve en negatieve afwijkingen
3. Belangrijkste drivers per klant en per module
4. Managementsamenvatting (max 10 bullets)
5. Aanbevolen vervolganalyses (3 tot 5)

Verzin geen cijfers. Benoem expliciet wat ontbreekt of onzeker is.

Copilot in PowerPoint

Van een Word-rapport of losse prompt naar een board-deck in minuten, met je eigen bedrijfstemplate.

Wat je hier kunt doen

Presentatie uit promptDeck uit een Word-bestandSlide uit een bestandSamenvatten & Q&A

Stap voor stap: een slide maken uit een bestand

1. Klik op de Copilot-knop rechtsonder op je slide.
2. Beschrijf de slide die je wilt, of kies een van de voorgestelde prompts.
3. Klik Reference a file of typ / om het bronbestand te kiezen.
4. Klik op de verzendpijl. Copilot maakt een conceptslide.
5. Pas de slide aan, laat tekst herschrijven, of verfijn je prompt en begin opnieuw.

Maak een MBR-deck op basis van dit Word-rapport [verwijs naar bestand].
Regels: geen KPI zonder trend, geen trend zonder verklaring, geen actie zonder
eigenaar. Max 5 slides, max 5 bullets per slide. Publiek: MT zonder finance-
achtergrond. Gebruik onze huisstijl-template.

Copilot in Word

Concepten, memo's en rapportcommentaar opstellen en herschrijven, met je eigen bestanden als bron.

Stap voor stap: een memo opstellen

1. Open een leeg document. Het Concept maken met Copilot-veld verschijnt bovenaan (of klik het Copilot-pictogram in de kantlijn).
2. Typ je prompt. Verwijs met / naar een bronbestand (bijv. het forecastmodel) om op te gronden.
3. Copilot schrijft een concept. Selecteer een alinea en kies Herschrijven met Copilot om te verfijnen.

Stel een conceptmemo op over de cashflowprognose voor Q3, op basis van het
bijgevoegde forecastmodel [/bestand]. Publiek: het bestuur, geen finance-
achtergrond. Eén pagina, zakelijk, zonder jargon.

Copilot in SharePoint

SharePoint is het fundament: je documenten hier zijn een belangrijke bron voor Copilot. Daarnaast kun je een SharePoint-agent maken die alleen over specifieke documenten antwoordt.

Twee rollen van SharePoint

Stap voor stap: een SharePoint-agent maken

1. Ga naar de SharePoint-site of documentbibliotheek met de relevante bestanden.
2. Klik rechtsboven op Copilot › Een agent maken (Create an agent).
3. Selecteer welke bestanden of mappen de agent als kennis mag gebruiken.
4. Geef de agent een naam en korte instructie ("Beantwoord vragen over ons crediteurenbeleid").
5. Klik Maken en deel de agent met het team. Hij verschijnt ook in Teams.

Copilot in Power BI

Rapporten en dashboards bouwen en bevragen in natuurlijke taal. Onderdeel van het bredere Microsoft Fabric-platform.

Stap voor stap: een rapport bevragen

1. Open je rapport of dataset in Power BI.
2. Klik op de Copilot-knop in het lint.
3. Vraag in gewone taal, bijv. "Toon de ARR-ontwikkeling per module over de laatste 4 kwartalen".
4. Laat Copilot een visual of een samenvatting van inzichten genereren, en voeg die toe aan het rapport.

Vat de belangrijkste trends in dit rapport samen voor het MT: ARR-groei,
churn en marge per module. Benoem per trend een mogelijke verklaring op
basis van de data en markeer wat afwijkt van vorige maand.

Copilot Studio: een agent bouwen

Hier ga je van losse prompts naar een agent: een afgebakende assistent met vaste bronnen en acties, die meerdere mensen herhaaldelijk gebruiken. No-code, geen ontwikkelaar nodig.

De vier bouwstenen van een agent

Stap voor stap: je eerste agent

1. Open Copilot Studio. Ga naar copilotstudio.microsoft.com en log in. Je landt op de Home-pagina.
2. Beschrijf je agent. Typ in eigen woorden wat de agent moet doen (max 1.024 tekens). De AI genereert dan automatisch een naam, beschrijving en instructies, en stelt kennisbronnen en tools voor.
3. Open de Overview-pagina. Hier pas je naam, beschrijving en Instructions aan. Plak hier je vaste-instructieblok.
4. Voeg kennis toe. In de sectie Knowledge klik je Add en kies je een bron (SharePoint, een website, bestanden). Bevestig met Add to agent.
5. Test in het Test-paneel. Stel rechts in Test your agent een vraag. Pas de instructies aan en test opnieuw. Herhalen tot het klopt.
6. Pas het welkomstbericht aan. Klik in het testpaneel op het introbericht; de Conversation Start-topic opent. Schrijf een eigen begroeting en klik Save.
7. Stel suggested prompts in (voor gebruik in Teams/M365): op de Overview-pagina onder Suggested prompts voeg je tot 10 startvragen toe.
8. Publiceer. Klik rechtsboven Publish en bevestig. Bij succes verschijnt een groene balk.
9. Kies een kanaal. Publiceer naar Microsoft Teams, Microsoft 365 Copilot, een website of een demo-site, zodat het team de agent kan gebruiken.

Power Automate: flows bouwen

Waar Copilot Studio de conversatie en beslissing doet, voert Power Automate de acties uit: data ophalen, systemen bijwerken, mails klaarzetten. Elke flow is een trigger plus minimaal één actie.

De opbouw van een flow

Stap voor stap: een eenvoudige flow

1. Ga naar make.powerautomate.com en klik Create (Maken).
2. Kies een flowtype: Automated (op een gebeurtenis), Scheduled (op tijd) of Instant (handmatig).
3. Kies een trigger, bijv. "Wanneer een nieuw bestand wordt toegevoegd" (SharePoint) of "Op een terugkerend schema".
4. Voeg acties toe met + New step: bijvoorbeeld "Rijen ophalen uit Excel", een conditie, en "Een e-mail (concept) maken".
5. Test met Test › Manually, controleer de uitkomst en klik Save.

Copilot Studio + Power Automate verbinden

Dit is de kern van echte automatisering: de agent (Studio) praat en beslist, de flow (Automate) doet het werk. Er zijn twee richtingen om ze te koppelen.

Stap voor stap (Richting A): een flow als tool in je agent

1. Bouw of open je flow in Power Automate. Kies als trigger When an agent calls the flow (zoek op "Copilot").
2. Definieer de invoer die de agent meegeeft (bijv. factuurnummer) en de acties (bijv. zoek de bijbehorende PO).
3. Sluit af met de actie Respond to the agent en geef de uitkomst terug (bijv. "match" of "verschil van X").
4. Sla de flow op in dezelfde omgeving (environment) als je agent.
5. Ga in Copilot Studio naar je agent › Tools (of Actions) › Add a tool en kies je flow.
6. Test in het testpaneel: stel een vraag die de flow triggert en controleer of het antwoord klopt.

Automatiserings-blueprint

Per finance-proces: wat je inzet, en het niveau. Begin klein, bewijs de waarde op één proces, schaal daarna.

Prioriteren: waar begin je?

Roadmap 30 / 60 / 90 dagen

Wat je per pilot vastlegt

Governance & checklist

Copilot toont alleen data waar de gebruiker toegang toe heeft. De inrichting van rechten en datakwaliteit bepaalt dus direct de veiligheid en kwaliteit van elke output.

Bronnen

Deze kennisbank is een praktische vertaling van officiële Microsoft-documentatie naar een finance-context. De fictieve casus Nimbus Software dient alleen ter illustratie. Microsoft past de interface regelmatig aan; raadpleeg bij twijfel de actuele pagina.

• Microsoft Copilot learning hub
• Microsoft 365 Copilot overview
• Set up Microsoft 365 Copilot and assign licenses
• Get started writing prompts
• Get started with Copilot in Excel
• Create a presentation with Copilot in PowerPoint
• Use Copilot in Microsoft Teams meetings
• Quickstart: create and deploy an agent (Copilot Studio)
• Use agent flows with your agent
• Agent flows and workflows overview
• Secure and governed data foundation